Mitarbeiterführung und Qualifikation in KMU

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Gute und motivierte Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg jeder Unternehmung. Das «Führen mit Zielen» wird auch von KMU vermehrt angewandt. Den Qualifikationssystemen- und gesprächen kommt dabei grosse Bedeutung zu. Sie dienen einerseits der Pflege und Motivation der Mitarbeitenden, andererseits stellen sie hohe Anforderungen an die Verantwortlichen. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über diesen interessanten Führungsstil und dessen Umsetzung mittels Zielvereinbarungen.

Grundsätze erfolgreicher Führung

Neben Wertschätzung, Unterstützung der Mitarbeitenden, aufrichtigem Interesse an ihren Anliegen und der Erkenntnis, dass es für die Führung von Menschen keine allgemein gültigen Rezepte gibt, ist die Kommunikation das wichtigste Element erfolgreicher Personalführung. Mittels Gesprächen kann man sich in die Lage der Mitmenschen einfühlen, ihnen Verständnis und Lob entgegen bringen sowie auch Negatives ansprechen.

Systematische Qualifikationsgespräche schaffen ein verlässliches und vertrauensvolles Arbeitsklima. Ein häufiges Anliegen der Mitarbeitenden ist es, zu wissen wo sie stehen und wie ihre Vorgesetzten über Sie denken. Dieser Meinungsaustausch wird durch regelmässige Beurteilungsgespräche gewährleistet. Der Arbeitgeber profitiert von den Gesprächen, indem sie ihm Aufschluss über das Potential der Mitarbeitenden sowie ein Feedback über sein Führungsverhalten geben.

Qualifikationsgespräche

Das Mitarbeitergespräch wird am Besten im Voraus vereinbart. Die Mitarbeitenden sollten sich auf das Gespräch vorbereiten, indem sie sich in Bezug auf ihre Stärken, Erfolge, Interessen und Ziele selbst beurteilen.

Vom Vorgesetzten erfordern Qualifikationsgespräche Erfahrung und menschliche Reife, ein souveränes, nicht überhebliches, jedoch bestimmtes Auftreten und ein gerechtes Urteilsvermögen. Jemandem die Ergebnisse der Qualifikation zu übermitteln ist eine heikle Aufgabe. Man muss sich bewusst sein, dass man es mit Menschen, dem wertvollsten Kapital des Betriebes zu tun hat. In der Beurteilung der Mitarbeitenden soll deren Entwicklungspotential berücksichtigt und gefördert werden. Ihre Kreativität ist zu wecken und Verantwortung angemessen zu übertragen. Qualifikation und Beurteilungsgespräche sollten durch den direkten Vorgesetzten erfolgen. Im Einzelfall kann der übergeordnete Vorgesetzte beigezogen werden.

Führen mittels Zielsetzungen

Beim Führungsstil mittels Zielsetzungen (Management by Objectivs) werden in den Qualifikationsgesprächen Ziele gemeinsam erarbeitet. Inhaltlich empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

Rückblick:
1. Beurteilung der Zielerreichung
2. Beurteilung der Leistung
3. Beurteilung des Verhaltens
4. Gegenseitige Stellungnahme

Ausblick:
5. Ziel- und Förderungsvereinbarungen für die Folgeperiode

1. Beurteilung der Zielerreichung

Unter diesem Punkt wird ein Soll-Ist-Vergleich angestellt. Sind die zu Beginn der Periode vereinbarten Ziele erreicht worden? Beurteilt werden die wichtigsten Aufgaben und Ziele der Vorperiode (Semester / Jahr) gemäss Zielvereinbarung. Abweichungen werden dargelegt, begründet und besprochen.

2. Beurteilung der Leistung

Die Leistungsbeurteilung behandelt die Frage, wie der Mitarbeitende seine Leistung erbringt. Dabei werden die Fachkompetenz und die Arbeitsorganisation, bei Führungspositionen auch das Führungsverhalten beurteilt.

Unter Fachkompetenz fallen beispielsweise die Fähigkeiten, das Wichtigste einer Lage/Situation zu erfassen, neue Methoden/Technologien anzuwenden, Risiken richtig einzuschätzen und Probleme zu erkennen. Die Kriterien für die Arbeitsorganisation beinhalten unter anderem die Planung und Organisation der Arbeitsabläufe, der rationelle Einsatz der Arbeitsmittel und die Zuverlässigkeit und Genauigkeit. Das Führungsverhalten wird anhand von unternehmerischem Denken, Zielsetzung und Durchsetzung der Ziele, Vorbildfunktion und Unterstützung der Mitarbeitenden beurteilt.

3. Beurteilung des Verhaltens

In diesem Punkt richtet sich das Augenmerk auf das Verhalten beim Erbringen der Leistungen. Dazu zählen zum Beispiel Teamfähigkeit, Flexibilität sowie die Bereitschaft, konstruktive Kritik und Veränderungen zu akzeptieren.

Detaillierte Beurteilungskriterien bezüglich Fachkompetenz, Arbeitsorganisation, Führungsverhalten und Verhalten können Sie bei uns kostenlos anfordern. Sie finden sie auch bei diesem Artikel auf www.uta-treuhand.ch.

4. Gegenseitige Stellungnahme

Die Stellungnahme gibt den Mitarbeitenden und den Vorgesetzten die Möglichkeit, sich gegenseitig darüber zu äussern was man schätzt, was einem stört und welche Wünsche man hat. Für den Vorgesetzten ist dies eine Gelegenheit, ein Feedback über sein eigenes Verhalten einzuholen. Es ist auch zu überprüfen, ob die Stellenbeschreibung (Funktionenbeschreibung, Pflichtenheft) noch aktuell ist.

5. Ziel- und Förderungsvereinbarung für die Folgeperiode

Gemeinsam mit den Mitarbeitenden werden die Ziele für die kommende Periode sowie die dafür erforderlichen Massnahmen festgelegt. Dazu gehören auch die Weiterbildung sowie die mittel- und längerfristigen beruflichen Ziele, Wünsche und Potentiale. Die Vorgaben sollen messbar, herausfordernd und erreichbar sein. Sie werden schriftlich festgehalten, gegenseitig unterzeichnet und ausgehändigt.

Arbeitsmittel

Standardvorlagen sowie verständliche Bewertungsmassstäbe vereinfachen die Durchführung und Dokumentation von Qualifikationsgesprächen. Wir empfehlen, Mustervorlagen zu verwenden und diese individuell auf den Betrieb anzupassen. Für Auskünfte stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Zusammenfassung

Sinn und Bedürfnis eines Zielvorgabe- und Qualifikationsverfahrens hängen selbstverständlich von der Art und der Grösse des Betriebes ab. Kleinstbetriebe können oft auf ein formelles Verfahren verzichten, weil sie den Zweck durch direkte Kommunikation auf sympathische Weise erreichen. So kann man beispielsweise die Mitarbeitenden bei Entscheidungen oder Problemlösungen um ihre Meinung fragen und damit etwas über ihre fachliche- und menschliche Kompetenz erfahren. Ein Lob für gute Leistungen kostet nichts und Tadel darf natürlich nicht «tabu» sein. Aber er muss sachlich und aufbauend angebracht werden.

Für grössere Betriebe, mit verschiedenen Führungsebenen hingegen, ist ein einfaches, verständliches Qualifikationssystem für Vorgesetzte und Mitarbeiter ein hilfreiches Führungsmittel, welches entscheidend zum Geschäftserfolg beitragen kann.

Literaturhinweis: Anselm Grün „Menschen führen Leben wecken“ Vier Türme Verlag ISBN 3-87868-132-1
Jürg Meier „Erfolgreiche Führungsgespräche“ GABAL Verlag GmbH, Offenbach. ISBN 3-89749-464-7

Beurteilungskriterien Qualifikationsgespräche

Fachkompetenz

Lernbereitschaft (Weiterbildung)
Fähigkeit, das Wichtigste einer Lage oder Situation zu erfassen
Kreativität und Innovation
Anwendung technischer Hilfsmittel
Weitergabe von Wissen und Informationen an Kollegen
Umsetzung neuer Methoden und Technologien
Systematisches, analytisches und konzeptionelles Denken
Fähigkeit, Risiken richtig einzuschätzen und Probleme zu erkennen.

Arbeitsorganisation

Leistungsbereitschaft und MotivationPlanung und Organisation der Arbeitsabläufe (Zeitmanagement)
Zielorientierung
Rationeller Einsatz der Arbeitsmittel
Einhaltung Qualitätsstandards
Belastbarkeit und Ausdauer
Zuverlässigkeit und Genauigkeit

Führungsverhalten

Unternehmerisches Denken und Handeln
Entscheidungsverhalten
Zielsetzung und Durchsetzung der Ziele

Vorbildfunktion

Unterstützung der Mitarbeitenden
Feedback an die Mitarbeitenden
Mitarbeitendenförderung und Coaching
Fähigkeit, Arbeit zu delegieren

Verhalten

Teamfähigkeit, Teamverhalten, Kollegialität
Kommunikations- und Konsensfähigkeit
Flexibilität und AnpassungsfähigkeitEinfühlungsvermögen und Toleranz
Bereitschaft konstruktive Kritik zu akzeptieren

Auftreten, persönlicher Eindruck

Vertrauenswürdigkeit, Diskretion
Bereitschaft zu Veränderungen

Gegenseitige Stellungnahme

Was schätze ich?
Was stört mich?
Was wünsche ich?
Wie finde ich den bisherigen Gesprächsablauf?

Sibylle Zgraggen
Partnerin
dipl. Treuhandexpertin

September 2005