Internet und E-Mail am Arbeitsplatz

Internet und E-Mail am Arbeitsplatz

Darf das Internet am Arbeitsplatz für private Zwecke genutzt werden? Wann und wie darf ein Vorgesetzter den privaten E-Mail-Verkehr der Mitarbeiter überwachen? Wer ist verantwortlich, wenn ein Virus eingeschleppt wird? Im folgenden Beitrag finden sie Hinweise und Antworten auf diese neue Problemstellung des beruflichen Alltags.

Der Einsatz von Internet und E-Mail kann die Produktivität und Qualität eines Unternehmens erheblich steigern. Gleichzeitig haben sie aber ihre Schattenseiten. Unerlaubtes Surfen und E-Mailen während der Arbeitszeit schadet dem Unternehmen nicht nur finanziell, sondern kann den ganzen Datenverkehr lahm legen oder die Speicherkapazität überfordern. Wer illegale Internetseiten besucht, hinterlässt Spuren, was sich rufschädigend auswirken oder sogar rechtliche Konsequenzen haben könnte.

Technische Schutzmassnahmen

Der Arbeitgeber trägt einen wesentlichen Teil der Verantwortung bei der Infektion eines Rechners. Er muss deshalb technische Schutzmassnahmen treffen. Diese vermindern zwar das Risiko für Datenverluste, können es aber nie ganz ausschalten. Klein- und Mittelbetrieben empfehlen wir eine regelmässige Datensicherung und ein Virenschutzprogramm. Letzteres muss fachmännisch installiert und laufend auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Ein Missbrauch mit Folgen ist nicht immer auf bösen Willen des Arbeitnehmers zurückzuführen. Oft stecken dahinter Neugierde und fehlende Information über die damit verbundenen Sicherheitsgefahren. Die eingesetzten technischen Schutzmassnahmen sollten deshalb in einer Überwachungsregelung festgehalten und die Mitarbeiter darüber informiert werden.

Bei der UTA Lenzburg wird beispielsweise wöchentlich die neuste Version des Virenschutzprogramms automatisch auf allen PC's installiert. Die Mitarbeiter werden mittels E-Mail aufgefordert, die Version an ihrem Arbeitsplatz zu kontrollieren.

Wer vertrauliche E-Mails verschickt, sollte sich über die Möglichkeiten der Verschlüsselung informieren. Die Vertraulichkeit von E-Mails ohne Verschlüsselung entspricht derjenigen einer Postkarte!

Privates Surfen und E-Mailen - Nutzungsregelung

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber in diesem Punkt ein Weisungsrecht. Ein totales Verbot für die Nutzung von Internet und E-Mail erscheint uns allerdings unrealistisch. Wichtige persönliche Angelegenheiten muss der Arbeitnehmer vom Arbeitsplatz aus erledigen dürfen. Nebst unaufschiebbaren Telefongesprächen gehört heute auch die Beantwortung wichtiger E-Mails dazu.

Sofern der Arbeitgeber keine Richtlinien aufstellt, können die Angestellten davon ausgehen, dass die private Internetbenutzung erlaubt ist. Wir empfehlen deshalb, eine schriftliche Nutzungsregelung zu erlassen und sie den Angestellten gegen Quittung auszuhändigen. Die Nutzung kann damit eingeschränkt werden (beispielsweise auf Pausen und Freizeit). Die zeitliche Begrenzung von Surftouren während der Arbeitszeit ist nicht empfehlenswert, weil sie kaum kontrollierbar ist.

Sofern es nicht möglich ist, "verbotene Seiten" mittels technischer Massnahmen zu sperren, würden wir deren Besuch in der Nutzungsregelung verbieten (z.B. E-Commerce-Seiten, pornographische oder rassistische Texte oder Bilder).

Überwachung

Die ständige, personenbezogene Überwachung der Internetnutzung durch Auswertung von Protokollen ist nicht zulässig. Der Einsatz von Spionprogrammen ist verboten. Gestattet sind zeitlich beschränkte, stichprobenartige, anonyme Kontrollen von Protokollierungen. Die Belegschaft ist über Art und Umfang zu informieren.

Erst wenn ein konkreter Verstoss gegen die Nutzungsregelung festgestellt wird, darf nach vorgängiger Ankündigung eine personenbezogene Überwachung angeordnet werden. Konkrete Hinweise für einen Missbrauch sind beispielsweise technische Störungen infolge Viren, wenn die anonymen Kontrollen eine unerlaubte private Nutzung vermuten lassen oder privat ausgedrucktes Material gefunden wird.

E-Mails

Eingehende geschäftliche E-Mails und die per E-Mail verrichtete Arbeit dürfen aus Geschäftskontrollgründen vom Arbeitgeber eingesehen werden. Er ist deshalb berechtigt, in den E-Mail-Briefkasten abwesender Arbeitnehmer Einsicht zu nehmen, sofern er dies vorgängig ankündigt.

Private E-Mails darf der Arbeitgeber nicht einsehen. In der Praxis stellt sich aber die Frage der Unterscheidung. Dies ist aufgrund der Adressierungselemente oft nicht möglich. Im Zweifelsfall muss sich der Arbeitgeber an den betroffenen Arbeitnehmer wenden, um die Natur des E-Mails zu klären.

Eine Regelung, die für private "Post" einen Vermerk "persönlich" oder "privat" vorschreibt, erleichtert die Unterscheidung. Wenn in diesem Fall kein Unterscheidungsvermerk angebracht und die private Natur aufgrund der Adressierungselemente weder erkennbar noch anzunehmen ist, darf der Arbeitgeber davon ausgehen, das E-Mail sei beruflich.

Sanktionen bei Missbrauch

Wenn die Voraussetzungen und die Regeln der Überwachung eingehalten sind, kann der Arbeitgeber im Falle eines erwiesenen Missbrauchs arbeitsrechtliche Sanktionen gegen den fehlbaren Arbeitnehmer aussprechen. Der Arbeitnehmer haftet für den Schaden, den er dem Arbeitgeber absichtlich oder fahrlässig zufügt. Die Sanktionen müssen der Schwere des Missbrauchs angepasst und in ihrem Umfang bereits in der Überwachungsregelung festgehalten sein. Die fristlose Entlassung kann nur ausgesprochen werden, wenn dem Arbeitgeber nach Treu und Glauben die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr zugemutet werden kann.

Ohne klar definierte Nutzungsregelung wird es in der Praxis nicht leicht sein, eine Internetnutzung für erlaubt oder unerlaubt zu erklären. In solchen Fällen dürfen Sanktionen gegen Arbeitnehmer nur dann ergriffen werden, wenn ein klarer Missbrauch vorliegt. Zudem haftet der Arbeitnehmer nur für vorsätzlich oder grobfahrlässig herbeigeführte Schäden.

Fazit

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber durch geeignete technische Massnahmen selbst dafür sorgen, dass das Surfen nur im Sinne des Unternehmens möglich ist. Die entsprechenden Programme sind allerdings teuer und kommen deshalb zur Zeit nur für grössere Unternehmen, die über ausgebildete Spezialisten verfügen, in Betracht.

Für den Klein- und Mittelbetrieb bleibt die Möglichkeit, in klaren Richtlinien festzuhalten, was zulässig ist und was nicht. Bei der Überwachung sind die gesetzlichen Schranken zu beachten. Mittels Einsatz von Virenschutzprogrammen und einer regelmässigen Datensicherung muss er sich gegen Schäden aus der Internet und E-Mail-Nutzung schützen.

Weitere Informationen zum Thema:
Leitfaden für die Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten. Dieser kann von der Internetadresse www.edsb.ch gratis heruntergeladen oder unter Telefon 031 322 43 95 bestellt werden.

Im weiteren finden Sie unter dieser Adresse ein Musterreglement für die Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz. Bei allfälligen Fragen bei dessen Ausarbeitung sind Ihnen die Mandatsleiter der UTA Treuhand-Gruppe gerne behilflich.